Şikayet ve Öneri Prosedürü

1.            Amaç

Ento Maden Global A.Ş. çalışanların, üçüncü tarafların şikâyet, önerilerini ve taleplerini değerlendirerek, rüşvet, yolsuzluk ile mücadele ile kalite ve verimliliği arttırmak için gerekli yetki ve sorumlulukların düzenlendiği bir sistemi oluşturmaktır.

2.            Kapsam

İşyerimiz kapsamındaki şikayet ve önerilerin değerlendirmesi faaliyetlerini kapsar.

3.            Sorumlular

Bu talimatın uygulanmasından Belgelendirme Yetkilisi sorumludur.

4.            Uygulama

4.1.        Müşteri ve çalışanlar; şikayet ve önerilerini posta yoluyla, dilek ve öneri kutusuna bırakarak, e-mail adresine yollayarak ya da Belgelendirme Yetkilisine verebilir.

4.2.        İlgili noktalara bırakılan taleplerde isim ve adres bulunması zorunlu değildir. Belgelendirme Yetkilisine yapılan başvurularda isim ve adres bildirmek zorunludur.

4.3.        Şikâyet ve öneri kutusuna gelen formlar, hey ayın son iş günü Belgelendirme Yetkilisi ve Çalışan Temsilcisi ile kutuyu açarak değerlendirmeye alınır. Bu talepler Şikâyet ve Öneri Kutusu Ön Kayıt Tablosuna kaydedilir.

4.4.        Şikayet eğer rüşvet ve yolsuzluk konularını içeriyorsa konu hakkında gizli ve detaylı bir soruşturma yapılır. Soruşturma sonucunda gerekirse Kolluk Kuvvetleri ile hareket edilir. Şikayeti yapanın ve şikayete konu kişi ya da kuruluşun şikayet iddiası kanıtlanana kadar mahrumiyetine saygı gösterilir.

4.5.        Şikayete konu olayın gerçekliği netleşmiş ise çalışanlar için ilgili disiplin hükümleri, iş ortakları içinde gerekli yasal yaptırımlar uygulanır.

4.6.        Birim sorumluları gelen tüm şikâyet, öneri ve talepleri değerlendirmeye alır. Gereklilik halinde ulaşılabiliyorsa talep sahipleri ile görüşerek detaylı bilgi istenir. Bu talepler Şikâyet ve Öneri Kutusu Rapor Listesine kaydedilir. Sonuçlar Yönetim Tarafından değerlendirilir ve bildirilir.

4.7.        Şikâyet, Öneri veya talepler hakkında alınan kararlar Belgelendirme Yetkilisi tarafından Dilek, Öneri Şikâyet Kutusu Değerlendirme Formuna kaydedilir.

4.8.        Birimler tarafından sonuçlandırılmamış tüm öneri ve talepler her ay İlgili Birimlere bildirilir.

4.9.        Sonuçlandırılmış talepler iletişim panosunda veya Web Sitemizde yayınlanarak duyurulur.

 4.10.     Değerlendirme sonuçları Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarına sunulur.

4.11.      Sonuçlandırılan öneri ve talepler için Şikayet ve Öneri Formunda şahısların irtibat adresleri belli ise geri dönüş yapılır. Yapılan faaliyet konusunda, ilgililer iletişim yöntemleri kullanılarak bilgilendirilir ve Şikayet ve Öneri formuna bilgilendirmeyi yapan kişi adını soyadını yazarak imzasını atar, kayıt altına alır.

5.            İlgili Doküman ve Kayıtlar

•             FR.01.02. Şikayet ve Öneri Formu

•             FR.01.03. Şikayet ve Öneri Kutusu Ön Kayıt Tablosu

•             FR.01.04. Şikayet ve Öneri Şikâyet Kutusu Yönetim Değerlendirme Tablosu

•              Şikâyet
•              Değerlendirme

Şikayet ve Öneri Prosedürü'nü İNDİR